Agosto 12/26 Las IES manejan una exorbitante cantidad de datos de sus muy diversos públicos, y deben atender, so pena de sanción, unos protocolos para su uso, cuidado, respeto del habeas data y difusión.
Así lo recordó en uno de sus últimos actos, en el gobierno Petro, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en la “Guía sobre el tratamiento de datos personales en el contexto universitario”, presentada para orientar a IES sobre el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y la jurisprudencia constitucional en las operaciones de tratamiento de datos de la comunidad universitaria.
Esto en razón a que las universidades manejan un tratamiento intensivo de datos pertenecientes a estudiantes, aspirantes, acudientes, egresados, docentes, administrativos, proveedores y visitantes en expedientes académicos, laborales, crediticios, registros de salud, servicios digitales y sistemas de control de acceso, entre otros, que si no se usan debidamente pueden llegar a afectar algunos derechos fundamentales, prestarse para un uso comercial indebido de los mismos e, incluso, violar la intimidad, entre otros aspectos.
Este manejo se da simultáneamente en escenarios de alta vulnerabilidad o privacidad, tales como por ejemplo:
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Historias clínicas y de atención en servicios de bienestar y salud.
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Procesos disciplinarios e investigaciones internas.
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Evaluaciones crediticias, cobros de cartera y estudios socioeconómicos para becas o descuentos.
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Registros de control de acceso físico e infraestructura de almacenamiento digital (correos, servidores en la nube y plataformas de videoconferencia).
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Proyectos de investigación académica dirigidos por docentes o estudiantes.
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Clasificación de los datos
La información recaudada por las IES debe distinguir los datos académicos y administrativos en:
- Públicos: Títulos otorgados, vinculación institucional y calidad de estudiante, docente o egresado.
- Semiprivados: Calificaciones, promedios, historial y estatus académico, situaciones socioeconómicas, cartera y saldos financieros.
- Privados: Datos de residencia y contacto personal, correspondencia privada, expedientes disciplinarios y condición de acudiente o financiador.
- Sensibles: Información sobre salud física y mental, datos biométricos, pertenencia a grupos étnicos, identidad racial y de género, convicciones religiosas o filosóficas, orientación política y vida sexual.
Además, cuando el derecho al habeas data entra en conflicto con otros derechos (como el acceso a la información pública o peticiones de medios de comunicación), las IES deben aplicar exámenes constitucionales de ponderación y proporcionalidad caso por caso en lugar de aplicar reservas o divulgaciones absolutas.
Las IES asumen jurídicamente el rol de Responsables del Tratamiento respecto a los datos recopilados por sus estudiantes en el desarrollo de tareas, ejercicios académicos o proyectos de investigación realizados bajo directrices, recursos o plataformas institucionales.
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Disposiciones varias
Los estudiantes menores de edad mayores de 14 años pueden autorizar directamente el tratamiento de sus datos personales cuando la finalidad esté ligada al acceso y goce del derecho a la educación superior, sin que sea indispensable la representación o firma de sus padres.
También se recuerda la prohibición de cámaras de videovigilancia en aulas de clase por vulnerar la libertad de cátedra, de expresión y el habeas data. Las sentencias T-407 de 2012 y T-170 de 2025 de la Corte Constitucional, recuerdan que el aula es un espacio de “intimidad relativa” y que la instalación de cámaras o grabación sin consentimiento vulnera los derechos a la intimidad, al libre desarrollo de la personalidad y al habeas data de los estudiantes, así como la libertad de cátedra de los docentes.
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Adicionalmente, condiciona el uso de herramientas de Inteligencia Artificial a la elaboración previa de Evaluaciones de Impacto en Privacidad (EIP). Estas evaluaciones son instrumentos preventivos de análisis de riesgos mediante el cual un responsable del tratamiento evalúa el impacto que tendrán ciertas operaciones de manejo de información sobre los derechos y libertades fundamentales de los titulares de los datos.
Pide a las IES designar un Oficial de Protección de Datos Personales, responsable de velar por la implementación de políticas, procedimientos e instrucciones del régimen general de habeas data en la institución.
Y se advierte que aunque padres o terceros paguen la matrícula, IES no pueden entregarles notas, historiales ni procesos disciplinarios de estudiantes mayores de edad.
Clic para descargar la Guía de Datos personales en las IES
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