La belleza se define como la manifestación sensible de la idea. Hegel
Los detalles son clara muestra del nivel de compromiso, preocupación e importancia que en los entornos universitarios se le da al respeto y a la estética. La formación personal en la excelencia debe desarrollarse en ambientes agradables. “Como te ven te tratan”, dice un aforismo popular. Los detalles son una manifestación de alegría interior y convivencia en armonía. No valorarlos suficientemente bajo el argumento de simplismo o escasez monetaria es una demostración de pobreza espiritual y desconexión de los aportes reales del conocimiento a la experiencia humana.
El listado que se presenta a continuación es tan sólo una pequeña muestra de algunos aspectos que todos los miembros de la comunidad universitaria deberían tener en cuenta para hacer o advertir. Claro está, dependencias como Bienestar Universitario y Servicios Generales deberían tenerlos como una lista de chequeo permanente en su gestión.
1) Los profesores cuentan con silla y escritorio en cada aula
2) Se concientiza a la comunidad para devolver a su sitio de origen las bandejas, platos y cubiertos usados en la cafeterías
3) La relación entre docente y número de alumnos permite la adecuada interacción académica y pedagógica
4) Las aulas de clase están debidamente apartadas de las zonas de alta congestión, ruidos y olores: Cocinas, espacios deportivos, parqueaderos…
5) En actos públicos (especialmente en auditorios) está claramente señalizada la salida, puestos de invitados y baños
6) Los detalles de los actos protocolarios son revisados, siempre, antes de la presentación oficial
7) Está garantizada la atención en jornada continua en las dependencias de servicio a los estudiantes
8) Las carteleras se mantienen con información actualizada, debidamente señalizadas y estéticamente bien decoradas
9) Está desarrollado un mecanismo eficaz que cubra a la totalidad de la comunidad universitaria cuando hay que informar sobre actividades de interés común
10) Existen canecas de basura divididas según la naturaleza de los desperdicios (orgánicos, inorgánicos, reciclables…)
11) Las canecas de basura plásticas o con bolsa plástica están protegidas para evitar que se incineren con cigarrillos o fósforos
12) Pisos, techos, rincones, esculturas, cuadros… se limpian regularmente de las telarañas
13) Se cuida que los baños de hombres (especialmente los orinales) no sean vistos externamente por los transeúntes (muchas veces a través de los espejos)
14) Los lugares de trabajo de oficina de profesores y de personal administrativo se mantiene correctamente aseado
15) Se insiste, educa y mantienen las puertas, vidrios y paredes (especialmente en los baños) limpias de mensajes de cualquier índole
16) Se evita pegar anuncios y carteles en las paredes y, mucho menos, con cinta que dañe la pintura
17) En las oficinas se atiende por estricto orden de llegada (excepto la emergencia en el servicio médico)
18) Los auditorios cuentan con una adecuada acústica y la visibilidad a la mesa principal es la correcta
19) Las conexiones eléctricas de equipos audiovisuales (televisores, vhs y video beams) no obstaculizan el paso de las personas y están debidamente marcadas
20) El material de fotocopia para carteleras, anuncios oficiales o publicidad institucional, está en papel e impresión de óptima calidad
21) Los escombros de obras y pupitres viejos no están a la vista de todos y, aún menos, interrumpiendo el camino
22) Los baños (hombres y mujeres) cuentan, como mínimo, con papel higiénico, jabón y toallas
23) En zonas de cierto riesgo, los vidrios están protegidos contra balonazos, o cubiertos para proteger del excesivo ruido de la calle
24) Públicamente se reconoce la gestión de quienes han entregado su vida por la Institución
25) Cuando pasan frente a los demás, el Rector y las directivas saludan
26) Los salones para proyección de audiovisuales están debidamente oscurecidos y aclimatados con material adecuado, práctico y estético
27) Los salones de clase no sufren de: Exceso de ruido, vidrios rotos, puertas sin chapa, tableros rayados o luz deteriorada
28) A toda persona recién llegada a trabajar se le muestra la institución y es presentada a los demás miembros de la comunidad universitaria
29) Toda estructura de mesas y sillas, en aulas, laboratorios, biblioteca o cafeterías, es sólida, equilibrada y no está coja
30) La Institución vela porque la presentación física de funcionarios, profesores y alumnado sea decorosa y estética
31) La malicia y la viveza a favor propio y en contra del grupo no se promueve, se sanciona
32) Está claramente identificada la zona de fumadores y no fumadores en los recintos públicos. Se sanciona socialmente a quien incumple la norma, así sea parte del cuerpo directivo
33) Se devuelven los objetos perdidos a su dueño. Para ello se incentiva la cultura y se crean los mecanismos
34) La ventilación de los baños es adecuada y no permite malos olores
35) Son rápidos los procesos de información, personalizada, de calificaciones y de evaluaciones de alumnos, en los cuales, al mismo tiempo, se respeta el derecho a la intimidad de cada alumno
36) El concepto de ergonomía impera en las sillas de toda la institución (salones, cafeterías, auditorios, computadores…)
37) Se respetan los horarios de atención al estudiantado, público en general y familias
38) Las escaleras tienen protectores para evitar resbalones y caídas por lluvia
39) La música ambiental, de cafeterías o auditorios no presenta distorsión y se oye con un adecuado nivel de volumen
40) Toda queja, sea cual sea, se responde y a tiempo
41) Se ha diseñado un sencillo control para evitar que los espaldares de las sillas y patas no deterioren las paredes
42) Los tableros acrílicos se mantienen limpios de las manchas de marcadores no borrables
43) Existe y se respeta el conducto regular
44) Todas las actividades institucionales comienzan a tiempo
45) La Institución cuenta con un sistema de señalización coherente, práctico, actualizado y estético
46) En las cafeterías no domina el ambiente con olor a comida o a cigarrillo
47) Se informa oportunamente, con soluciones viables, cuando se cierra el paso por una zona común que se está aseando, se ocupa un aula para otros fines o se cambia una señalización
48) Incluso en las dificultades, hay una actitud afable por parte de profesores, directivas y personal de atención al público
49) En la puerta de acceso a cada aula está colocada la programación de actividades de la misma, incluido grupos, materias, profesores y programas o facultades
50) En caso de necesidad, las familias, parientes y acudientes de los estudiantes conocen con quién deben comunicarse y de qué manera
51) Existen mecanismos institucionales para recibir comentarios, quejas e inquietudes, con su respectivo sistema de respuesta
52) Se tienen en cuenta las fechas y horas pico para atender prontamente a estudiantes y público en ventanillas de servicio, información y trámites
53) Las palabras siempre, nunca, todo y nadie se usan excepcionalmente
54) Están claramente definidos los mecanismos de préstamo y asignación de espacios y equipos audiovisuales, de biblioteca y de bienestar, sin preferencia alguna
55) Si no van con uniforme, funcionarios y secretarias visten decorosamente… incluso los días viernes y sábado
56) Secretarias, celadores y empleados en general asumen la actitud de servicio con todas las personas y se preocupan porque en la institución se respondan sus inquietudes, así éstas no sean de su dependencia
57) Toda promesa se cumple, cueste lo que cueste
58) Se mantiene una respetuosa y protocolaria relación entre los diversos niveles de la academia y la administración. Ninguno es más que otro.
59) La publicidad institucional (papelería, colores, señalización…) respeta colores, materiales y características tipográficas
60) Se sanciona y se premia siempre que se amerite, pues todos son tratados bajo los mismos principios y no hay favoritismos
61) Se dice y reconoce en la práctica que, además de los alumnos, profesores y directivos también se equivocan
62) Los vidrios se limpian también por su cara externa
63) Tiza, marcador y borrador en su sitio, y renovados periódicamente
64) Es adecuada la proporción y ubicación de los baños con respecto al volumen de personas
65) Los celadores son debidamente informados acerca de visitantes especiales
66) Se riegan periódicamente los jardines, así como se plantan árboles y matas y las canchas deportivas no son barriales
67) La comunicación telefónica con la institución es fácil, en el conmutador se responde rápido y se direccionan las llamadas adecuadamente
68) Se avisa con el debido tiempo cuándo se va a quitar la luz para hacer reparaciones eléctricas
69) Si las oficinas trabajan a puerta cerrada, se deja un papel informativo para que la gente sepa que debe anunciarse o tocar
70) Las personas que se ausentan de su puesto de trabajo (así sea dentro de la Institución) informan a dónde se dirigen y cuánto se demoran
71) Todos, o al menos la mayoría de los funcionarios, conocen el nombre, cargo, dependencia y ubicación de los demás empleados, profesores y directivos
72) Los materiales de limpieza y aseo de los baños y pisos se guardan en sitios seguros y sin quedar a la vista o manejo del público
73) Funcionan, están recargados, ubicados en el sitio adecuado y con la correcta señalización y explicación sobre su uso, los extintores
74) Son previamente anunciados, identificados y orientados a las oficinas los visitantes de la Universidad
75) Están claramente previstos los mecanismos de seguridad para el cierre y vigilancia de la institución en las noches, fines de semana y vacaciones
76) Están definidos los procedimientos en caso de retiro de las instalaciones de la Universidad de equipos, materiales, libros… por parte de empleados
77) Las canecas de basura son desocupadas oportunamente, y las veces que sea necesario
78) Todas las terminales en la institución cuentan con sus debidos implementos de protección y funcionamiento
79) Los pagos de nómina, proveedores y reembolsos se hacen a tiempo
80) Hay sistemas de ventilación en salones encerrados, y estos son silenciosos
81) Las dotaciones de papelería, suministros, muebles… llegan prontamente a las oficinas
82) Se hace una reinducción a los estudiantes en mitad de su carrera
83) Todos conocen oportunamente las nuevas publicaciones y suscripciones adquiridas por la Biblioteca
84) Hay un boletín de información oficial de todos los acontecimientos (diferente a un boletín de publicidad de la gestión de un rector o decano)
85) Todos los empleados y profesores respetan el horario de clases, descansos, llegada y salida de la institución
86) Es adecuado el número de terminales para consulta de Internet en toda la institución
87) Los estudiantes saben los tiempos aproximados que la institución demora en atenderlos
88) A todos los profesores se les paga a tiempo su salario
89) Son públicos y respetados los horarios de atención en oficinas
90) Las listas de clase se entregan a los profesores tan pronto inician clases y no a mitad de semestre
91) Hay personas pendientes de presentar y ubicar a los nuevos profesores en su primer día de clases
92) Los profesores de cátedra tienen un espacio, con grega, teléfono, lockers, papelería y mesas con computador para trabajar
93) En los campus universitarios hay paraguas suficientes para proteger de la lluvia a quienes necesitan desplazarse entre dependencias
94) Hay un sistema rápido, práctico y estético para oscurecer los salones para las presentaciones audiovisuales
95) Existen mecanismos ágiles de información para todos los profesores (incluidos los de hora cátedra) como, por ejemplo, casilleros y volantes
96) Hay un directorio telefónico y de mails de la institución, actualizado y de fácil consulta
97) Se utilizan los medios electrónicos para facilitar la comunicación y evitar la tramitomanía. Hay un código de conducta para el uso del correo electrónico
98) Están dados los mecanismos necesarios para atender decorosamente las visitas y recepciones oficiales: Comedor, vajillas, manteles, etiqueta de mesa, meseros…
99) Existe y se habilita tan pronto se necesita una planta eléctrica en caso de cortes de luz
100) Todos los correos que llegan a la página web de la Universidad son contestados
101) Las reuniones no se suspenden, así el Rector o Vicerrector no puedan asistir. Sólo aquellas en las que su presencia sea totalmente indispensable
102) Los nombramientos, ascensos o retiros se comunican antes que nada a las personas interesadas y éstas no se enteran por el pasillo o los chismes
103) La institución reconoce la autoría en ideas y documentos de su personal, o de autores externos en la difusión de material académico
104) Las reuniones de trabajo son productivas con agenda y tiempos predeterminados
105) La vida privada del Rector y las directivas es privada
106) Los directivos ponen la cara ante cualquier problema y no usan intermediarios o excusas para evadir la responsabilidad
107) Secretarias y personal administrativo y de apoyo cuentan con espacios de descanso, para almorzar y, quienes lo necesiten, forma de calentar sus alimentos
108) Las secretarías cuentan con equipos de cómputo acordes con sus necesidades de trabajo
109) Hay un adecuado y respetuoso uso de la papelería oficial por parte de los trabajadores y docentes de la institución
110) Se incentiva la cultura del reciclaje de papel en todas las oficinas
111) La infraestructura física ha contemplado la comodidad y el desplazamiento de personas con limitaciones físicas
112) El personal administrativo y docente que es trasladado o retirado de alguna dependencia o de la institución recibe claras explicaciones de parte de los directivos del motivo del cambio
113) Todas las personas de la comunidad académica tienen fácil acceso a la consulta de su correo electrónico
114) La institución brinda condiciones decorosas y cómodas de trabajo a directivos y empleados y estos no tienen que conseguir o comprar, por su cuenta, mobiliario y dotación de oficina
115) Las decisiones institucionales son producto del acatamiento de políticas y no de personalismos o estados de ánimo de algunos directivos
116) Los jefes respetan el horario de los empleados y no les ordenan trabajos que retardan su salida
117) La oficina de bienestar universitario tiene sus puertas abiertas para la atención de estudiantes todo el tiempo en que los alumnos están en la universidad
118) La institución se acuerda del cumpleaños de su gente
119) Cuando hay celebraciones, problemas de orden público, paros… se anuncia con el debido tiempo la suspensión o no de las clases para no hacer ir a los estudiantes innecesariamente
120) Existen mecanismos para prevenir la asignación de aulas en el mismo horario a dos o más grupos y, de darse el caso, se ofrecen espacios alternos oportunamente
121) Los profesores tienen contrato definido y seguridad social antes de iniciar clases
122) Quienes almuerzan o comen en sus oficinas, lo hacen en horas de no atención, retiran cubiertos y platos y airean el ambiente
123) El profesor que termina su clase asegura que el salón quede aseado, con carteleras recogidas y tablero limpio
124) Documentos, constancias, certificados, trámites… se realizan y entregan en la fecha y sitio indicado
125) Se consulta la agenda de las personas antes de organizar reuniones, y no se les imponen los horarios
126) Se respetan los días de descanso y reunión familiar de docentes, estudiantes y personal administrativo
127) Se dejan espacios libres en la programación de profesores para permitir las reuniones entre ellos
128) Decisiones triviales no son llevadas a organismos colegiados
129) El servicio de cafetería, tinto, agua… es atendido prontamente cuando hay reuniones o se atienden invitados
130) Hay unidad en el software utilizado en todas las dependencias de la institución (salvada excepción, lógicamente, los laboratorios de sistemas y los trabajos en informática)
131) Hay un efectivo seguimiento y evaluación de las tareas asignadas y responsabilidades para evitar que éstas se dilaten y no produzcan resultados
132) La página web se mantiene actualizada
133) Los miembros de la comunidad académica (decanos, representantes…) conocen a tiempo las actas y decisiones tomadas por los cuerpos colegiados, según su nivel de participación en los mismos
134) Existen suficientes y adecuados casilleros para los estudiantes
135) No es un misterio la nómina y escala salarial de profesores y personal administrativo, aunque tampoco se muestran públicamente
136) Los profesores, incluidos los de hora cátedra, cuentan con espacios para archivo documental y correspondencia
137) Se aprovecha la época de receso laboral y académico para fumigar
138) Los equipos audiovisuales como el video beam tienen anexas claras instrucciones para su cuidado y manejo
139) Prontamente se atienden las solicitudes y sugerencias de arreglos de oficinas, equipos y planta física
140) El Rector personalmente da la bienvenida a todos los empleados de la institución y, si es posible, también agradece la gestión de los mismos cuando estos deben retirarse o pensionarse
141) Se respeta y hace respetar el silencio en las salas de lectura de la biblioteca
142) En todas las dependencias centrales hay un botiquín de primeros auxilios, al día, con inventario de contenido y de fácil acceso, sin llave
143) Se respeta la voluntad de empleados y funcionarios de no compartir celebraciones, fiestas, ventas internas o cuotas para rifas, cumpleaños…
144) Auditorios y grandes salones de la institución no son prestados para actos sociales en horarios de trabajo académico
145) Existe un mecanismo o plan alterno para cubrir la ausencia de profesores o empleados indispensables para la atención de público
146) Los compañeros de oficina conocen los protectores de pantalla y claves de acceso a la información institucional consignada en los computadores de sus compañeros, en caso de que estos falten a la institución
147) En vacaciones, se crean actividades de recreación y formación para hijos de empleados y profesores
148) Profesores y empleados son consultados para arreglos y distribución de sus respectivas oficinas
149) La biblioteca cuenta con un número suficiente de los libros guía de las asignaturas propias de los planes de estudio de la institución, para préstamo
150) Los contratos laborales se firman a tiempo y se facilita la información y trámites a profesores y empleados sobre su proceso de vinculación; por ejemplo, en la entrega de formato y fotocopias de documentos
151) Está reglamentada la participación y atención de fotógrafos en ceremonias oficiales de la institución y la manera como ofrecerán sus servicios
152) La biblioteca o los laboratorios informan con la debida anticipación los días en que afectarán su horario normal de atención al público por inventarios o reparaciones
153) Las directivas explican a los funcionarios administrativos y personal académico las razones para la adopción de decisiones de impacto institucional
154) Se procura porque los productos de la cafetería sean nutricionalmente alimenticios y balanceados
155) Cuando se sirven refrigerios calientes en vasos desechables, se cuida que estos no quemen las manos de quienes van a consumir el líquido
