Guía para que las IES sobrevivan a la voluminosa demanda de sistemas de información

Agosto 11/19 Así podría renombrarse el libro “Gestión de la Información cuantitvativa en las universidades. Pistas para el abordaje en la era de la sobreinformación”, editado por la U. Nacional de Colombia.

El texto, de autoría de Alberto Rodríguez Rodríguez y Elizabeth Bernal Gamboa (actual coordinadora académica de ASCUN) ayuda a los directivos universitarios, especialmente de las IES públicas, a dimensionar los enormes retos de gestión de la información que tienen en nuestro sistema de educación superior, por lo que -queda a manera de conclusión- se hace perentoria la gestión de datos y de información y el uso adecuado de una debida cultura de planeación y de softwares que ayuden a gestionar la información cuantitativa, para que ésta no se convierta en un dolor de cabeza sino, por el contrario, en un apoyo a la gestión rectoral.

Para los autores “la importancia y el protagonismo que está adquiriendo la tecnología en la gestión de la información cuantitativa en las entidades públicas exige no olvidar que esta es un medio y no un fin; el fin es la información contenida en los datos bajo custodia estatal”.

Esto porque “la gestión de la información cuantitativa moderna en las entidades públicas está altamente influenciada por el dominio, el uso y el lenguaje derivado de las TIC. Sistemas de información; datos estructurados, semiestructurados y no estructurados; bases de datos relacionales y no relacionales; scripts o programas computacionales; transferencia de datos a sistemas de información locales, sectoriales y nacionales; procesamiento computacional de datos de manera local, distribuida o en paralelo; rutinas tecnológicas de extracción, transformación y almacenamiento de datos en bodegas de datos, data lakes o data marts; software especializados para el procesamiento, análisis y visualización de información cuantitativa; disposición de cifras a través de cubos de datos, cuadros de mando, dashboards, infografías, presentaciones y boletines electrónicos, así como el uso creciente de redes sociales para comunicar los resultados contenidos en las cifras institucionales, son una muestra del lenguaje técnico y cotidiano que acompaña la gestión moderna de la información cuantitativa”.

¿Presos de los datos y la información?

El texto recoge el listado de los principales elementos que definen la nueva gestión pública de las universidades y que demandan una especial atención, especialmente en las universidades públicas, y que son:

1) Planeación, que en lo macro se deriva del Plan Nacional de Desarrollo (PND), y el seguimiento de la formulación y el avance de los proyectos a través del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (BPIN). Así mismo, del Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados – Sinergia, que orienta su ejercicio a través del desarrollo de dos grandes pilares: el seguimiento al PND y la evaluación de políticas públicas implementadas a través de estos. Aquí vale la pena hacer seguimiento de la Guía metodológica para el seguimiento y la evaluación a políticas públicas.

2)  Sistema de gestión de la calidad y la NTCGP 1000: Este escenario ha sido fomentado por entidades del orden nacional como el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). El Gobierno nacional adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP 10009 como una adaptación al contexto de las
entidades públicas del país de la Norma ISO 900110 elaborada por la International Standard Organization (ISO). La NTCGP 1000 exigió a las entidades públicas la prestación de los servicios a través de un enfoque por procesos y una toma de decisiones basadas en el análisis de datos.

3) Control interno: El Manual técnico del modelo estándar de control interno para el Estado colombiano (MECI) expone los aspectos que deben ser tenidos en cuenta por parte de las entidades públicas en el desarrollo y fortalecimiento del control interno institucional. El modelo de control interno MECI está conformado por tres módulos: control de la planeación y la gestión institucional, control de la evaluación y el seguimiento institucional, y control de la información y las comunicaciones institucionales.

4) Control externo: Las acciones de control ejercidas por la Contraloría General de la República y las contralorías departamentales a las entidades públicas se desarrollan principalmente a través de la modalidad de auditorías periódicas. Para ejercer un control posterior consistente e informado, la Contraloría General de la República creó el Sistema de Rendición Electrónica de las Cuentas e Informes (Sireci), que debe ser alimentado anualmente por todas las entidades públicas del Estado. Este sistema incluye un elevado número de formularios que deben ser cargados a través de archivos tipo Excel a la plataforma tecnológica.

5) Gobierno digital: En 2008, el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (MinTIC) creó la estrategia de Gobierno en Línea (GEL) y definió sus lineamientos generales. GEL soportó su accionar en siete principios: excelencia al servicio del ciudadano, apertura y reutilización de datos públicos, estandarización, interoperabilidad, neutralidad tecnológica, innovación y colaboración. Así mismo, definió cuatro componentes para
ser apropiados y desarrollados por parte de las entidades públicas con miras al cumplimiento de la estrategia de Gobierno en Línea: TIC para Servicios, TIC para el Gobierno abierto, TIC para la Gestión y Seguridad y
privacidad de la Información. Para cumplir con estos requerimientos, MinTIC creó https://datos.gov.co/, a través del cual las entidades nacionales pueden alojar los datos bajo su custodia y los actores interesados acceder, analizar, distribuir y generar nuevas fuentes de valor mediante el uso de estos.

6) Transparencia y rendición de cuentas: Basada en la Ley 1712 de 2014, o de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional. Esta ley señala que, como mínimo, una entidad pública debe disponer para sus procesos y jornadas de rendición pública de cuentas información relacionada con: la ejecución presupuestal y sus estados financieros; el cumplimiento de los planes de acción y proyectos en ejecución; informes de gestión y metas e indicadores de gestión; informes de los entes de control que vigilan la entidad; los procesos de contratación; los impactos derivados de la gestión y las acciones de mejoramiento por parte de las entidades.

7) Habeas Data: Las universidades deben ser garantes del derecho de habeas data de sus estudiantes, egresados, docentes, investigadores, personal administrativo y otras personas que se vean involucradas en sus actividades. Por tanto, en la gestión de la información deben estar atentas tanto en la compilación y el análisis de datos como en la protección de la información que se maneja.

8) Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG: En el año 2015 se promulga la Ley 1753 que determina la integración “… en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad que trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998. El Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27º al 29º de la Ley 489 de 1998, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de los organismos y entidades del Estado”.

9) Política Nacional de Explotación de Datos: En el año 2018, con la expedición por parte del Consejo Nacional de Política Económica y Social del documento Conpes 392045 de 2018, el país apostó por la implementación de una política pública nacional de aprovechamiento y explotación de los datos disponibles en las entidades del Estado para aumentar su valor social y económico.

10) Sistema Estadístico Nacional: En el año 2015, mediante la Ley 1753, se creó el Sistema Estadístico Nacional (SEN). El DANE es la entidad rectora y coordinadora del SEN, apoyada en materia de asesoría y consulta por parte del Consejo Asesor Nacional de Estadística (CANE). El DANE y el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (Icontec) en el año 2017 expidieron la Norma Técnica de Calidad. del Proceso Estadístico – NTCPE 100055 para evaluar la calidad del proceso asociado a la producción de estadísticas oficiales.

11) Aseguramiento de la calidad en la educación superior: Derivado de la Ley 30 de 1992, el proceso de acreditación, el CNA, Conaces y los distintos sistemas de información del sector.

12) Sistema Universitario Estatal: Creado en el artículo 81 de la Ley 30 de 1992. Ha trabjdo en diversos momentos de indicadores a partir de información. Los más recientes se caracterizan por el uso desde el Ministerio de Educación Nacional de la información estadística reportada por las universidades para dos propósitos particulares: la construcción del Índice de Progreso de la Educación Superior (IPES) y el surgimiento del Modelo de Indicadores de Desempeño de la Educación Superior (MIDE). De estos, el IPES se convierte en la nueva propuesta
metodológica del Gobierno nacional para la distribución de recursos financieros entre las universidades públicas el cual, a diferencia del modelo SUE previo, se concentra en la medición de la variación interanual observada en los indicadores de gestión de las universidades públicas en tres aspectos institucionales: calidad, logro y acceso y permanencia.

13) Reporte de información para sistemas nacionales de información de la educación superior:  Hace referencia al SNIES, Spadies y OLE.

14) Rankings: Según un inventario preliminar construido en la Universidad Nacional de Colombia, actualmente existen cerca de 100 rankings universitarios diversos que buscan medir: las funciones misionales, las áreas del conocimiento, los centros de pensamiento, los programas académicos, las poblaciones que conforman las comunidades universitarias, la empleabilidad, la innovación, la reputación empresarial, la responsabilidad ambiental, el posicionamiento en internet, las bibliotecas, el liderazgo, etc.

Independiente del debate sobre la pertinencia de los rankings universitarios y de la diversidad de metodologías empleadas, todos ellos hacen uso de un recurso común: los datos institucionales; para todo ranking existe información de naturaleza cuantitativa que está siendo provista por las universidades de manera directa o que se está extrayendo a través de fuentes secundarias.

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