Lo que deben saber los directivos de IES sobre analítica de datos: Diana Camargo

Enero/24 Diana Patricia Camargo Ramírez, rectora de la Fundación Universitaria Horizonte, advierte el compromiso de los directivos con el manejo de la información en un entorno lleno de herramientas que lo permiten hacer.

Hoy por hoy, con el impacto de la inteligencia artificial, la analítica de datos se ha vuelto una obligación para todos los directivos de las IES, conocer la información es fundamental para la toma de decisiones, sin embargo; no es posible tomar decisiones acertadas sin información actualizada, debidamente alimentada en los sistemas y más importante con reportes adecuados para un directivo.

¿Qué es clave conocer en analítica de datos para un Directivo?

Para hacer un buen análisis de datos en una IES se debe conocer muy bien su ADN es decir desde sus declaraciones institucionales hasta el funcionamiento de cada una de las áreas o por lo menos de las que el directivo tenga a su cargo, las IES funcionan de forma holística y el éxito del análisis no empieza con los números, empieza con conocer muy bien la organización, su misión, visión, valores para luego hacer vivas estas declaraciones en toda la Institución.

Tal vez muchos creen que hablar de analítica de datos para directivos de IES es hablar de los informes numéricos, presupuestos, recursos y aunque en algún momento se llega allí un buen directivo debe conocer la Institución en un detalle profundo, entender su naturaleza y sobre todo hacia donde quiere dirigirla para cumplir con su visión.

Para nadie es un secreto que en una IES se tienen muchos procesos casi que podría revisarse los procesos por cada una de las áreas, se cita en este escrito solo un proceso relevante para poder realizar la entrega de claves fundamentales a los Directivos sobre que analizar en los datos, este proceso es Registros calificados en un programa nuevo o en renovación, la verdad en los dos la analítica es clave,

Un registro calificado es obligatorio, tiene condiciones, exige tener una trazabilidad durante un periodo de tiempo específico, requiere las evidencias históricas, conocer la normativa dispuesta entre otras, como se mencionó en párrafos anteriores es fundamental conocer el ADN del programa solo así la analítica de datos cobra vida.

Creo que se ha identificado aquí la primer clave para hacer un buen ejercicio de analítica de datos: Conozca el proceso al detalle, a continuación se mencionan otras muy relevantes.

Claves fundamentales

  1. Conozca al detalle el proceso o los procesos de la Institución esto hará que encuentre lógica, coherencia y consistencia en los datos que va a analizar.
  2. Verifique que los sistemas de información de la Institución se alimenten, tengan un responsable, no es función de un directivo entrar al proceso operativo pero si tener estrategias de seguimiento y control para que los dueños del proceso no solo ejecuten sus funciones sino que alimenten los sistemas, los entiendan y los monitoreen constantemente.
  3. Un directivo no tiene el tiempo para saber de Python u otros sistemas de programación para analítica, si bien es cierto sería un gran valor agregado la función del directivo no es programar es analizar los datos que otros previamente han preparado.
  4. Es responsabilidad de un directivo indicar claramente a los equipos de trabajo como desea la información, no se puede partir del hecho que se tiene claro, solo el directivo conoce los elementos fundamentales (data de análisis) que requiere para tomar una decisión.
  5. Elegir el programa adecuado (dashboard)  para la entrega de informes ejecutivos. No siempre la respuesta es Power BI cada Institución de acuerdo a su naturaleza, sus recursos puede elegir un programa adecuado, no se sorprenda; hasta Excel hoy permite hacer reportes muy interesantes y útiles para la toma de decisiones.
  6. En la experiencia he aprendido que para un directivo si es necesario conocer de modelos predictivos pero no desde la programación sino desde el saber ingresar los datos adecuados para que sistemas ya creados como Orange haga el procesamiento y arroje ya modelos de análisis, la verdad el tiempo de un directivo no da para programar.
  7. Las dashboard cualquiera que se seleccione siempre están sujetas a revisiones y actualizaciones, luego un buen directivo tiene la mente dispuesta para escuchar a los profesionales que preparan los datos, no se alcanzan a imaginar lo valioso de sus aportes.
  8. Como directivos es totalmente viable corroborar información y datos con las diferentes áreas esta es una forma de tener coherencia y evaluar que todas las áreas alimentan el sistema.
  9. El análisis del dashboard o modelos más avanzados como los que se logran en Orange también necesitan entrenamiento, luego si es fundamental que un directivo tenga tiempos dispuestos para estudiar sobre analítica de datos, recuerde que una mala decisión cuesta toda la vida.
  10. Revisar oportunidades de mejora en los datos, acompañar equipos y enseñarles es una gran clave,  la analítica no es solo para unos pocos es para todos aquellos que hacen parte de la Institución y que por pequeño o grande que sea su trabajo es posible llevarlo al análisis para la mejora.

Algunos ejemplos interesantes de análisis de datos para un Directivo:

  • Compare el número de matriculados en un semestre con el área financiera, el área de registro y control y las Direcciones de programa o quienes hagan sus veces, si los datos son coherentes el trabajo se está haciendo bien, no olvide que siempre pueden haber pequeños márgenes de error.
  • Revise que data se esta teniendo en cuenta para hacer seguimiento a la permanencia, debe ser coherente el concepto de Bienestar con el de las Direcciones de programa.
  • Una data interesante es comparar no solo el ingreso por matrícula en un programa sino la generación de recursos por diferentes fuentes para ese programa, esto incentiva a que el director sea un verdadero gerente.
  • Realice seguimiento a la analítica de datos de mercadeo todo arranca allí. ¿ cuántos estudiantes matriculados?,¿ cuantos ingresos?, ¿cuánta inversión?. preguntas clave que estoy segura todos los directivos se hacen.

La analítica de datos no solo es clave en el momento actual de las IES es apasionante y si se usa la metodología adecuada y se aprende es un aliado estratégico para el logro de los objetivos institucionales.

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