Marzo 24/22 El Ministerio respondió críticas de ASCUN. Dice que ha hecho todo para que el SAC funcione y dinamice registros calificados, no obstante las dudas siguen.
El Observatorio de la Universidad Colombiana trae la respuesta que a nombre del Ministerio de Educación Nacional, realizó el viceministro de Educación Superior, José Maximiliano Gómez (foto), a las quejas que formuló la Asociación Colombiana de Universidades ASCUN, en febrero pasado, y en la que enumera todas las acciones para favorecer el proceso, sugiriendo que las dificultades son mucho menores de las presentadas.
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En respuesta a la comunicación de ASCUN, en la que advierte demoras del Ministerio en los registros calificados y “extravío” en la documentación de programas, de febrero pasado, el pasado 14 de marzo el viceministro respondió la carta en la que dice (por su extensión se presenta una síntesis de su contenido):
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| Las dudas de ASCUN | La respuesta del Ministerio |
| 1) Sobre Completitud y radicación:
El primer cuello de botella que se vive en los procesos de solicitud y renovación de registros calificados es el visto bueno de completitud y radicado, a partir del cual se comienzan a contar los plazos establecidos por norma para poder obtener un registro calificado nuevo, modificado o renovado. Con el ajuste al SACES este proceso será más engorroso para las IES, dados todos los cambios que se han propuesto.
Para ello, propone la Asociación, realizar encuentros y capacitaciones con las personas encargadas en las IES sobre los aspectos específicos del SACES relacionados con los errores más comunes, de forma detallada y no generalizada, y hacer un seguimiento a la efectividad de estas capacitaciones; y ampliar de nuevo el tiempo para que sea obligatorio el uso del nuevo SACES, de tal manera que la transición se siga generando de manera paulatina y con pocos traumatismos.
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El “Nuevo SACES”, tiene una interfaz más interactiva y un lenguaje que facilita la comprensión de los pasos y el entendimiento de los procesos por parte de los actores del SAC. Permite agilizar tiempos y ofrecer un mejor servicio a las Instituciones para el desarrollo de los trámites asociados a registro calificado.
Para una transición oportuna y pertinente entre el antiguo SACES y Nuevo SACES, se expidió la Circular Externa 15 del 20 de mayo de 2021, sobre el proceso de radicación documental, fecha de cierre de plataforma anterior Con el más reciente ajuste en la plataforma Nuevo SACES, se atendieron las inquietudes y observaciones realizadas por varias IES. La actualización precisa la ruta para que las IES presenten las modificaciones de sus programas en el marco de la Directiva 9 de 2021. Estas mejoras permiten evitar el fraccionamiento de las condiciones de calidad y presentar, en un solo documento, el desarrollo de estas con la precisión del aparte en el que se ubican las evidencias previstas en las Resoluciones 15224 y 21795 de 2020. Así, la plataforma posibilita la presentación de evidencias bajo los anexos que las IES estimen necesarios. Estos ajustes en el Nuevo SACES no afectan la organización de información y documentos que con anterioridad al 30 de enero de 2022 hayan preparado las IES para la solicitud de algún trámite, dado que el más reciente diseño permite con mayor flexibilidad la presentación de información. No se hace necesaria la ampliación del término ya cumplido el pasado 30 de enero para la presentación en el Nuevo SACES de todas las solicitudes asociadas a registro calificado, en los términos de las Circulares 15 y 24 de 2021. El Ministerio ha propiciado estrategias de capacitación de la plataforma tecnológica Nuevo SACES. Es así como, para el año 2021 se realizaron más de 31 espacios y se tiene previsto continuar con estos durante el año 2022. Estos espacios señalados se han extendido inclusive a las Salas de Evaluación de la CONACES. Las temáticas han sido abordadas con las IES en espacios de capacitación, organizados así: Asimismo, se tiene previsto llevar a cabo talleres regionales para la socialización de las Notas Orientadoras de condiciones institucionales, condiciones de programa y, de maestrías y doctorados, las cuales se encuentran publicadas en la página web del Ministerio. Serán 6 talleres que se desarrollarán en el mes de abril, en Bogotá, Manizales, Barranquilla, Chocó, Villavicencio e Ibagué. |
| 2) Del Momento en que se comunica que la decisión:
ASCUN señala la promoción y oferta de programas se afecta porque el Ministerio informa a las IES de la aprobación o renovación de un registro en fecha próxima al inicio de clases o ya comenzado el período académico, lo que hace que, aún contando con el registro, queden vacíos acerca de si pueden hacer la divulgación del caso para recibir estudiantes en ese semestre e iniciar actividades frente a la regulación sobre derechos de los usuarios del servicio. Para evitar esto, la Asociación hace una propuesta difícil de precisar (por la laxitud en los tiempos que se toma el proceso), y se relaciona con que las notificaciones sobre los registros calificados sean remitidas a las IES meses antes del período para el cual se espera el ingreso de estudiantes nuevos según los calendarios académicos establecidos. |
La notificación de los actos administrativos que otorgan o renuevan los registros calificados, se realiza a través de notificación electrónica al correo establecido por cada IES, o a través de notificación personal a su representante legal o apoderado, proceso que se realiza a través de la Unidad de Atención al Ciudadano – UAC del Ministerio.
Para facilitar los procesos de actualización de información institucional, Si la Institución radica la solicitud de renovación de registro calificado con la antelación de 12 meses al vencimiento del mismo, este se entenderá prorrogado hasta que se produzca decisión de fondo por parte del Ministerio de Educación Nacional. En ese sentido, la institución podrá recibir nuevas cohortes de estudiantes en el programa en mención hasta tanto se produzca dicha decisión y la misma se encuentre en firme. La radicación anticipada de las solicitudes de renovación de registro
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| 3) Número SNIES con Registro Calificado:
Para ASCUN pese a que las IES cuentan con la notificación de que ha sido aprobado o renovado su registro calificado, no pueden recibir estudiantes hasta que no tengan el número de SNIES lo que últimamente toma un tiempo considerable. Considera que este tiempo adicional afecta la oferta del servicio y no debería limitar las posibilidades de las IES de iniciar su proceso de divulgación e inscripción a un programa. Para ello, ASCUN propone que al momento de entregar la notificación del registro calificado se dé también el código de SNIES, y que para la promoción o divulgación de un programa nuevo no sea obligatorio escribir el código SNIES si el MEN para esa fecha ya generó la notificación del registro calificado, pero no ha generado el Código SNIES. |
La asignación del código SNIES para los nuevos programas académicos, es una consecuencia del reconocimiento del registro calificado y, de la ejecutoria y firmeza del acto administrativo que lo concede.Como acción que contribuye en la reducción de tiempos para la sincronización con el SNIES y la asignación del respectivo código, las IES pueden aceptar la notificación electrónica de los actos administrativos, informando oportunamente el correo a través del cual recibirán la respectiva comunicación, así como el cambio del mismo, si se llega a generar.
Reiteramos la importancia del cumplimiento de la Resolución 1220 del 20 de junio de 2016 “Por la cual se regula la publicidad que realizan las IES” la cual garantiza el desarrollo de una oferta académica clara, veraz y verificable en los sistemas de información públicos del Ministerio, por lo que la publicidad de la oferta educativa y el inicio de esta deberá realizarse con el cumplimiento de todos los elementos definidos en el referido acto administrativo. |
| 4) Transición Decreto 1330 y Resolución 21795:
Para ASCUN esta labor ha sido “muy apresurada”, teniendo en cuenta los cambios e impactos que han tenido sobre las IES y sus PEI, estatutos, y sistemas de información, entre otros. Propone una transición del Decreto y la Resolución cercana a los 2 años, y que en dicha transición se generen cambios paulatinos, por ejemplo, que las IES entreguen evidencias en un orden de aplicación, como: – Evidencias sobre generación de reflexiones internas y cambios en documentos de política institucional o instrumentos de aseguramiento de la calidad que incluyan lo planteado en la normativa (Año 1) – Evidencias sobre la aplicación de las decisiones institucionales tomadas en el marco del nuevo marco normativo (Año 1 ó 2) o Evidencias de las evaluaciones y metaevaluaciones para medir los cambios (Año 2). Y aquellas IES que tengan procesos más adelantados pueden por supuesto presentar evidencias de las fases 2 y 3 antes del tiempo estipulado. Dice ASCUN: “sabemos que hay IES que iniciaron cambios con un énfasis de resultados de aprendizaje desde hace más de cinco años, mientras que otras apenas los han iniciado o tuvieron el marco normativo para hacerlo, con la emisión del Decreto y la Resolución. Estos pasos en la transición permitirán un trato de igualdad entre las IES”. |
Las IES participaron en el proceso de preparación colectiva del Decreto 1330 de 2019, así como en la construcción del concepto de calidad y la organización de un sistema centrado en los aprendizajes de los estudiantes.
Los actores reconocieron la importancia de vincular como componente formativo de los programas académicos y como elemento esencial de los ejercicios de autoevaluación permanente, las declaraciones de lo que se espera que el estudiante conozca y demuestre a partir del desarrollo del programa. El Decreto 1330 de 2019 incorpora los resultados de aprendizaje en la condición de calidad de aspectos curriculares, y la Resolución 21795 de 2020 dispone las evidencias que IES, pares académicos, CONACES y Ministerio aplicarán para el desarrollo de los trámites de registro calificado. Luego, el Decreto 1330 extendió la vigencia de los registros calificados en 18 ó 12 meses, según la fecha de su vencimiento. Para las renovaciones de registro calificado, en las que es necesario que las IES presenten los resultados de los ejercicios de autoevaluación permanente sobre los resultados de aprendizaje definidos para el programa, la Resolución 21795 de 2020 estableció un plazo de 12 meses (hasta noviembre de 2021) para que las IES avanzaran en el desarrollo de dichas evaluaciones, permitiendo hasta esa fecha allegar las evidencias definidas en materia de resultados de aprendizaje para una solicitud de registro calificado por primera vez. Sin embargo, tal como se argumenta en los fundamentos de la Resolución 20600 de 2021, el Ministerio encontró necesario ampliar por 6 meses más el término definido en la Resolución 21795 de 2020, hasta mayo de 2022, para que las IES sigan avanzando en las evaluaciones de los resultados de aprendizaje y puedan, a partir de esta fecha, evidenciar en las solicitudes de renovación de registro calificado los resultados de las mismas. Transcurridos 31 meses desde el Decreto 1330 y en consideración a que la autoevaluación es una labor constante de los sistemas internos de aseguramiento de la calidad, las evidencias para la renovación del registro calificado y fundamentalmente aquellas relacionadas con la evaluación de la aplicación de los resultados de aprendizaje han podido desarrollarse y soportarse en las IES con los tiempos suficientes. Esta acción de ampliación del plazo se ha acompañado de foros, talleres y capacitaciones de resultados de aprendizaje. |
| 5) Más resoluciones, documentos, guías y lineamientos pueden confundir
ASCUN advierte que se ha generado una confusión de la pirámide normativa, porque la Resolución ha ido más allá de lo planteado en el Decreto, SACES ha ido más allá de lo planteado en la Resolución y, se señala, preocupa que los otros documentos propuestos como guías vayan más allá de lo planteado en la normativa y que, estando ya escritos, sirvan a pares y otros actores del sistema de aseguramiento de la calidad para exigirlos en los diferentes procesos. ASCUN propone detener la publicación de documentos y otros instrumentos desde el MEN hasta tanto no se asegure que ellos no podrán ser utilizados para exigir aspectos adicionales a lo que ya está reglamentado en el Decreto 13301. |
En el diálogo con los actores del SAC, en 2018 y 2019, en los “Talleres Calidad ES de Todos”, el Ministerio, ante la solicitud de las IES de garantizar procesos de verificación y evaluación imparciales y objetivos, se comprometió a avanzar en el desarrollo de las condiciones de calidad previstas en la Ley 1188 de 2008 y el Decreto 1330 de 2019, con instrumentos normativos que acordaran los parámetros de autoevaluación, verificación y evaluación de estas, que permitieran a las IES emplear los medios para cumplir las condiciones de calidad, dependiendo de su naturaleza jurídica, identidad, misión y tipología institucional.
Así, el Ministerio expidió las Resoluciones 15224 y 21795 de 2020, incorporando en esta última un periodo de transición que permitiera a las IES avanzar en el desarrollo de procesos de evaluación de los resultados de aprendizaje, entre otras. El Ministerio ha venido presentando a las comunidades académicas documentos denominados “Notas Orientadoras”, construidas con expertos académicos y que buscan entregar al SAC y a sus actores herramientas pertinentes para la apropiación del marco normativo. A la fecha han sido publicadas en la página web del Ministerio las Notas Orientadoras de “Condiciones de Calidad Institucionales”, “Condiciones de Calidad de Programa” y de “Maestrías y Doctorados”. Se está trabajando para brindar orientaciones sobre asuntos relevantes tales como, resultados de aprendizaje, internacionalización, registro calificado único y modalidades, entre otros. También, se ha avanzado en la reglamentación de la estructura y funcionamiento del banco de pares académicos y la definición de oferta de desarrollo de programas académicos en zonas rurales con condiciones de difícil acceso a educación superior. El primer proyecto reglamentario fue publicado para observaciones ciudadanas el año pasado, y el segundo será puesto en conocimiento de la ciudadanía prontamente. La mayor parte de las solicitudes presentadas para el año 2021 (pre radicado y radicado) han sido gestionadas conforme a las etapas determinadas por el Decreto 1330 de 2019 para el efecto. Para el año 2020 se expidieron 3087 actos administrativos positivos y para el 2021, 2980 actos administrativos positivos. |
| 6) Crítica situación de los programas de salud
Se indica que aún no se ha avanzado en cambios evidentes para mejorar los problemas identificados desde tiempo atrás con estos programas. ASCUN propone modificar la participación del Ministerio de Salud y los tiempos que este tiene para dar respuestas, de tal manera que se promueva mayor agilidad para poder ofertar los programas de salud que tanto necesita nuestro país. Asimismo, automatizar la consulta de cupos en la red pública para los requisitos de práctica de la relación docencia-servicio. Que, con la participación de los ministerios de Salud y de Educación, se generen informes con cifras nacionales y reflexiones sobre la formación en salud más pertinente a las necesidades del país, de tal manera que sirvan de guía a las IES para la configuración o modificación de sus programas. |
Las características frente a la oferta de programas académicos de educación superior en el área de la salud revisten una complejidad mayor tanto en su análisis como evaluación, la cual se realiza de manera conjunta entre el Ministerio de Educación y el Ministerio de Salud y Protección Social en cada uno de sus distintos escenarios, resaltando el interés de las dos carteras por mejorar los tiempos de respuesta, recordando que el elemento práctico es en esencia parte de las particularidades de este tipo de programas y que desde la Ley 100 de 1993, el inciso 2 del artículo 13 de la Ley 1164 de 2007, modificado por el artículo 99 de la Ley 1438 de 2011, el artículo 14 de la Ley 1164 de 2007, el artículo 3 del Decreto 2006 de 2008, modificado por el Decreto 1298 de 2018 y los artículos 2.7.1.1.2 y 2.7.1.1.6. del Decreto 780 de 2016 es facultad del Ministerio de Salud y Protección Social y de la Comisión Intersectorial del Talento Humano en Salud acompañar, verificar y evaluar estos elementos con el objeto de garantizar la calidad en la oferta.En relación con los tiempos de respuesta, se ha materializado una mejora notable en el comportamiento de los trámites de este tipo de programas, pues están agotando sus etapas en los tiempos previstos para ello sin exceder los seis meses determinados en la norma para gestionar las solicitudes, lapso de tiempo que obedece a un trámite normal en donde la IES adelanta la entrega de documentación de forma adecuada y precisa conforme el marco normativo vigente.Seguimos realizando un trabajo articulado con el Ministerio de Salud y Protección Social, de forma simultánea a la implementación del Nuevo SACES para materializar una mejor articulación en el desarrollo de este tipo de solicitudes, informando que en relación con las propuestas referidas a dicha cartera, serán comunicadas para su atención correspondiente, no sin antes recordar que los trámites asociados a registro calificado son de corresponsabilidad y dependen también de la gestión oportuna y la entrega adecuada de los documentos por parte de las IES solicitantes.Ante la propuesta de la Asociación de brindar fuentes de información para la toma de decisiones para la formación de talento humano en salud, es preciso señalar que la Dirección de Desarrollo del Talento Humano en Salud del Ministerio de Salud y Protección Social informó a este Ministerio que se encuentra trabajando en la generación de una publicación que se vincula el análisis de estos aspectos y que se sumará como elemento e insumo para la definición de la pertinencia de los programas del área de la salud. |
| 7) Posibilidad de hacer seguimiento al lugar en el que se encuentra el proceso e información de contacto
ASCUN reitera la importancia de que las IES sepan exactamente en qué parte del proceso está su registro calificado, cuáles son los tiempos que se han surtido en cada etapa y con qué área del MEN se puede comunicar. Por eso sugiere realizar los ajustes en el SACES para que las IES puedan conocer en qué etapa del proceso están sus solicitudes y el área encargada de cada sección. |
La plataforma tecnológica que soporta el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior denominada Nuevo Saces, cuenta con la consulta en tiempo real de los trámites de registro calificado y asociados tanto en pre radicado como en radicado, permitiéndole a las IES conocer el estado de sus solicitudes y las alertas tempranas frente a los tiempos de respuesta estimados conforme a la norma, elemento de publicidad y transparencia que permite a las mismas ejercer de una manera más eficiente sus acciones de planificación en relación con la oferta académica a cargo.
Como se ha dicho, existen canales de comunicación (atención sincrónica presencial y/o virtual con la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior conforme disponibilidad de agenda) para que las IES puedan consultar de manera permanente el estado de los trámites de registro calificado y trámites asociados, además de la consulta inicial que puede desarrollarse a través de la respectiva plataforma tecnológica, razón por la cual, cada IES en calidad de titular de su solicitud podrá verificar el desarrollo de la misma a través de los medios ya informados garantizando la publicidad del proceso a favor del titular de la información. Frente a los programas del área de la salud, las IES podrán acudir directamente a la Dirección de Desarrollo del Talento Humano en Salud del Ministerio de Salud y Protección Social, para verificar el estado del proceso respecto a conceptos de pertinencia o relación docencia – servicio. |
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Claramente el sector espera, con ansias, la conformación de la prometida mesa de trabajo para avanzar en el tema, que anunció la ministra Angulo ante los rectores, dos días después de la carta firmada por el Viceministro.
